مرحله 1: هدف خود را تعیین کنید قبل از ایجاد لیست کارهای خود، ضروری است که هدف یا هدف اصلی خود را شناسایی کنید. داشتن درک روشنی از آنچه می خواهید به دست آورید، انتخاب و اولویت بندی کار شما را راهنمایی می کند.
مرحله 2: وظایف طوفان فکری برای طوفان فکری همه کارهایی که باید تکمیل شوند، زمان بگذارید. هر آنچه به ذهنتان می رسد را بدون نگرانی در مورد ترتیب یا اهمیت در این مرحله یادداشت کنید.
مرحله 3: دسته بندی وظایف هنگامی که همه کارها را فهرست کردید، آنها را در گروه ها یا تم های مختلف دسته بندی کنید. این مرحله به سازماندهی کارهای مشابه با هم کمک می کند و دید کلی بهتری از مسئولیت های شما ارائه می دهد.
مرحله 4: اولویت بندی وظایف سطوح اولویت را به هر کار بر اساس فوریت و اهمیت آن اختصاص دهید. می‌توانید از برچسب‌هایی مانند اولویت بالا، متوسط یا پایین استفاده کنید یا مقادیر عددی مانند 1، 2، 3 را اختصاص دهید. این مرحله تضمین می‌کند که ابتدا روی مهم‌ترین کارها تمرکز کنید.
مرحله 5: ضرب‌الاجل‌های واقعی تعیین کنید زمان لازم برای تکمیل هر کار را تخمین بزنید و بر اساس آن مهلت‌های واقعی را تعیین کنید. مراقب برنامه خود باشید و از بارگذاری بیش از حد وظایف خود در یک بازه زمانی محدود خودداری کنید.
مرحله 6: فهرست کارهای خود را ایجاد کنید اکنون که وظایف خود را دسته بندی، اولویت بندی و ضرب الاجل تعیین کرده اید، زمان آن رسیده است که لیست واقعی کارهای خود را ایجاد کنید. شما می‌توانید بر اساس اولویت خود از رسانه های مختلف مانند کاغذ، برنامه های دیجیتال یا ابزارهای آنلاین استفاده کنید.
در اینجا چند نکته اضافی برای افزایش اثربخشی لیست کارهای شما وجود دارد:
- ساده نگه دارید: هنگام نوشتن شرح وظایف از زبان مختصر و صریح استفاده کنید. از ابهام اجتناب کنید و از وضوح اطمینان حاصل کنید.
- خاص باشید: هر کار را به وضوح تعریف کنید تا بعداً از سردرگمی جلوگیری کنید. در صورت لزوم جزئیات یا وظایف فرعی لازم را وارد کنید.
- استفاده از افعال کنشی: هر کار را با یک فعل عملی شروع کنید تا عملی‌تر و درک آن آسان‌تر شود.
- تقسیم وظایف پیچیده: اگر کاری به نظر طاقت فرسا به نظر می رسد، آن را به وظایف فرعی کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کنید. این رویکرد باعث می‌شود کار کمتر دلهره‌آور باشد و امکان ردیابی پیشرفت بهتر را فراهم کند.
- برآورد زمان را در نظر بگیرید: زمان لازم برای تکمیل هر کار را برای تخصیص موثر وقت خود در طول روز تخمین بزنید.
- شامل ضرب‌الاجل‌ها: برای اطمینان از تکمیل به‌موقع و جلوگیری از به تعویق انداختن کارها، ضرب‌الاجل‌هایی را تعیین کنید.
- به طور منظم مرور کنید: فهرست کارهای خود را به طور منظم، ترجیحاً در آغاز یا پایان هر روز مرور کنید تا پیشرفت را ارزیابی کرده و تنظیمات لازم را انجام دهید.
- در صورت نیاز دوباره اولویت بندی کنید: اولویت ها ممکن است در طول زمان تغییر کنند، بنابراین انعطاف پذیر باشید و ترتیب وظایف خود را بر اساس آن تنظیم کنید.
- اجتناب از بارگذاری بیش از حد: در مورد آنچه می‌توانید در یک بازه زمانی معین انجام دهید واقع بین باشید. از تحت فشار قرار دادن خود با تعداد بیش از حد کارهایی که ممکن است منجر به فرسودگی شغلی یا کارهای ناتمام شود، خودداری کنید.
- دستاوردها را جشن بگیرید: کارهای تکمیل شده یا نقاط عطف را به رسمیت بشناسید و جشن بگیرید تا با انگیزه بمانید و طرز فکر مثبت خود را حفظ کنید.
- استفاده از فناوری: برنامه‌ها یا نرم‌افزارهای بهره‌وری مختلف را کاوش کنید که ویژگی‌هایی مانند یادآوری، اعلان‌ها، و همگام‌سازی در دستگاه‌ها را برای سازماندهی و دسترسی بهتر ارائه می‌دهند.
- مسدود کردن زمان را در نظر بگیرید: برای افزایش تمرکز و کارایی، بلوک‌های زمانی خاصی را برای کارها یا دسته‌های مختلف اختصاص دهید.
- شامل وظایف شخصی: فراموش نکنید که برای حفظ سبک زندگی متعادل، کارهای شخصی یا غیرمرتبط با کار را در فهرست کارهای خود بگنجانید.
- در صورت امکان تفویض اختیار کنید: اگر می‌توان وظایف خاصی را به دیگران محول کرد، این کار را انجام دهید تا بار کاری خود را کاهش دهید و زمان را برای مسئولیت‌های مهم‌تر آزاد کنید.
- پرهیز از انجام چند کار: اگرچه ممکن است وسوسه انگیز به نظر برسد، انجام چند کار اغلب می‌تواند بهره وری را کاهش دهد. برای به حداکثر رساندن کارایی، هر بار روی یک کار تمرکز کنید.
- از نشانه های بصری استفاده کنید: وظایف را بر اساس اولویت یا فوریت آنها برجسته یا کد رنگ کنید تا توجه را جلب کنید و به شناسایی سریع کمک کنید.
- آن را قابل مشاهده نگه دارید: لیست کارهای خود را در جایی که قابل مشاهده است قرار دهید، خواه روی میز شما باشد،یک صفحه اصلی دیجیتال یا یک تخته سفید اختصاصی. این یادآوری مداوم به شما کمک می کند در مسیر خود بمانید.
- شامل زمان بافر: وقفه‌ها یا تأخیرهای غیرمنتظره را با گذاشتن مقداری زمان بافر بین کارها یا برنامه‌ریزی برنامه‌های احتمالی در نظر بگیرید.
- نه گفتن را بیاموزید: مراقب انجام کارهای اضافی باشید که ممکن است مانع از توانایی شما در تکمیل موثر کارهای موجود شود. یاد بگیرید در صورت لزوم نه بگویید.
- کارهای مشابه دسته‌ای: کارهای مشابه یا مرتبط را با هم گروه‌بندی کنید تا تغییر زمینه را به حداقل برسانید و کارایی را بهبود بخشید.
- کارهای انجام شده را مرور کنید: به طور منظم وظایف تکمیل شده را مرور کنید تا پیشرفت خود را ارزیابی کنید، الگوها را شناسایی کنید و از دستاوردهای خود درس بگیرید.
- آزمایش و تطبیق: گردش کار و ترجیحات هرکس متفاوت است. با رویکردها، تکنیک‌ها یا ابزارهای مختلف آزمایش کنید تا بهترین کار را برای شما پیدا کنید و مطابق با آن سازگار شوید.
- مراقبت از خود را تمرین کنید: فعالیت‌های خودمراقبتی را در فهرست کارهای خود اولویت‌بندی کنید تا سلامت جسمی و روحی خود را حفظ کنید و بهره‌وری طولانی‌مدت را تضمین کنید.
با دنبال کردن این مراحل و اجرای نکات ارائه شده، می‌توانید یک لیست کارآمد و شخصی سازی شده ایجاد کنید که بهره وری شما را افزایش می دهد و به سازماندهی شما کمک می کند.
